Allgemeines
Erhöhter Kundennutzen durch Feedbackschleifen
Das Projekt setzt auf agiles Projektmanagement. Im gesamten Projektzeitraum steht dabei der Kundennutzen im Fokus – das sind in unserem Falle die Bürger (Außensicht) und die Verwaltung (Innensicht). In kurzen Zyklen wird abgeglichen: Erzeugt das Produzierte bereits den erwünschten Nutzen oder sind Anpassungen nötig? Neue Erkenntnisse, Wünsche und Anforderungen von Nutzern sowie die Kompetenzen des beteiligten Fachpersonals können so direkt in die Gestaltung des Produkts einfließen. Damit wird verhindert, dass technisch ausgereifte Produkte am Ende von den Nutzern nicht angenommen werden.
Verkürzte Projektlaufzeit durch schnelle Umsetzungszyklen
Die schnellen Umsetzungszyklen der agilen Softwareentwicklung verkürzen auch die Gesamtlaufzeit von Digitalisierungsprojekten. Beispiele bei der Durchführung von IT-Projekten (z. B. Online-Gewerbedienst (OGW), Baumfällantrag, …) zeigen, dass klassische Projektmanagement-Methoden zwar zum Erfolg führen, die Projektlaufzeiten allerdings deutlich länger sind. Pilotanwendungen im Bereich „Baumfällantrag“ und „Brauchtumsfeuer“ zeigten einen zeitlichen Unterschied in der Projektlaufzeit von mehreren Monaten zugunsten agiler Methoden.
Beitrag zum Kulturwandel in Kommunen
Ein agiles Vorgehen macht interdisziplinäres Arbeiten über Abteilungs- und Gemeindegrenzen hinweg in den Verwaltungen erlebbar. Es basiert darauf, alle zur Produktentwicklung nötigen Kompetenzen in einem Team zusammenzubringen. Dies hilft dabei, Silo-Denken in den Verwaltungen abzubauen und stattdessen den Blick auf das Gesamtprodukt zu schärfen. Die konsequente Priorisierung der Produktbestandteile nach dem höchsten Kundennutzen kann über das Projekt hinaus zu einem Kulturwandel in der Verwaltung führen. Auch im Alltagshandeln gewinnt die Frage, wie das Verhältnis von Nutzen zu Investition maximiert werden kann, für die Angestellten an Bedeutung.
Arbeit in Iterationen
Jede Woche stimmen wir uns im Sprint-Meeting zum Fortschritt des Projekts ab und planen die anstehenden Aufgaben. In regelmäßigen Abständen reflektieren wir unsere Zusammenarbeit und den Projektfortschritt in Retrospektiven. Damit stellen wir sicher, dass wir auf Kurs bleiben und Hindernisse zum Projekterfolg rechtzeitig erkennen und aus dem Weg räumen können.
Projektstruktur und klare Verantwortlichkeiten
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten fördern den Fortschritt des Projekts. Zentrale Entscheidungen trifft die Lenkungsgruppe, die fortlaufende Projektarbeit wird vom Projektteam übernommen. Darüber hinaus bündeln themenbezogene Fachteams die Expertise zu den kommunalen Fachverfahren. Das Gesamtprojekt wird durch einen Product Owner gesteuert und durch einen Agilitätsmaster unterstützt.
Cross-funktionale Besetzung des Teams
Vom Oberbürgermeister bis zum Sachbearbeiter arbeiten in unserem Projekt alle mit. Die fachliche Expertise zu den ausgewählten Verwaltungsverfahren kommt in den Produktteams zusammen, um detailliert an den Anforderungen an die Dienste zu arbeiten.
Interkommunale Zusammenarbeit
Von Beginn an waren mehrere Gemeinden mit ihrem Personal im Projekt vertreten. Mit jedem neuen Projektpartner wächst das Projektteam weiter. Diese Vielfalt verschafft dem Projekt die Chance, ein Produkt für alle sächsischen Gemeinden zu entwickeln.
Virtuelle Zusammenarbeit
Unsere wöchentlichen Sprint-Meetings führen wir per Video-Call durch. Mit der Kollaborationsplattform Microsoft Teams stellen wir zudem sicher, dass alle Projektmitglieder Zugriff auf alle Dateien haben und sich ortsunabhängig einbringen können.
Externe Begleitung durch beratungsraum
Die Projektsteuerung und das Projektmanagement wurden extern an die beratungsraum GmbH vergeben. beratungsraum stellt den Product Owner für das Gesamtprojekt und den Agilitäts-Master. Innovative Methoden und verlässliches Projektmanagement geben den Rahmen, in dem sich die Fachexpertise der Projektmitarbeiter entfalten kann.