Behördengänge jederzeit von Zuhause erledigen –
und damit die Verwaltungen entlasten.
Das verspricht die Rathaus Cloud.
Verwaltungshandeln bisher:
Zurzeit werden in den kommunalen Verwaltungen Fachanwendungen eingesetzt, die einzelne Verwaltungsaufgaben digital unterstützen. Sie decken jedoch meist nur Teilbereiche des Verwaltungsprozesses ab – nie den kompletten Verlauf von der Antragstellung bis zur Abrechnung.
Viele Anträge, Nachweise und Belege werden weiterhin in Papierform gefordert und eingereicht. Die Daten müssen dann zur Weiterverarbeitung importiert bzw. eingepflegt werden. Diese Medienbrüche sind sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Transparenz für die Bürger ist nicht gegeben.
Eine automatisierte Synchronisierung zwischen Fachanwendungen innerhalb der Verwaltung und zwischen Behörden ist häufig nur mit großem Aufwand realisierbar.
Verwaltungshandeln in der Rathaus-Cloud:
Das IT-basierte kommunale Dienstleistungszentrum (IKDZ) hat zum Ziel, die Verwaltungsprozesse in Kommunen möglichst vollumfänglich zu digitalisieren und die entwickelten Dienste web- und cloudbasiert zur Verfügung zu stellen. Die Bearbeitung von Anträgen soll in einem einheitlichen System von der Antragstellung bis zur Bescheiderstellung abgebildet werden. Durch Prüfalgorithmen sollen Standardfälle ohne Eingriff der Mitarbeiter bearbeitet werden können. Das beschleunigt das Verfahren für die Antragstellenden und entlastet die Verwaltungen. Somit bleibt mehr Zeit für die Bearbeitung von komplexeren Anträgen.
Durch die cloudbasierte Datenhaltung ergeben sich neue Kooperationsmöglichkeiten für interkommunale Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Behörden.
Kontext des Projekts
Die Rathaus Cloud bietet Antworten auf aktuelle Herausforderungen
• Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) auch für kleine Gemeinden – dabei wird nicht der Mindeststandard erfüllt, sondern weitergedacht.
• Erwartungen der Bürger bedienen – durch online verfügbare Leistungen, Transparenz über Bearbeitungsfortschritte und zeitsparende Prozesse.
• Zunehmender Komplexität der Verwaltungsaufgaben bei gleichzeitigem Mangel an Fachpersonal und demografischem Wandel begegnen.
• Ineffizienzen und Verzögerungen im Verwaltungshandeln durch mangelhaften Datenaustausch und uneinheitliche Prozesse vermeiden.
Cloud-basiert
Zugriffsberechtige Personen und Behörden finden alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Die aufwendige Weitergabe und der Abgleich unterschiedlicher Datenbanken entfällt. Dies erweitert auch den Spielraum für interkommunale Zusammenarbeit.
Benutzerfreundlich und leicht verständlich
Komplizierte Anträge und Formulare können leicht verwirren. Eine intelligente Assistenzfunktion und ein schneller Weg zu einer Ansprechperson sollen den Kontakt mit der Gemeindeverwaltung vereinfachen.
Rechtssicher
Die Datenhaltung in der Rathaus Cloud muss höchsten Sicherheitsanforderungen genügen. Die Einhaltung der DSGVO und der Schutz vor Datenmissbrauch haben Priorität.
Web-basiert
Der Zugriff über den Browser macht die Nutzung auf allen Endgeräten möglich – ohne dass eine Installation nötig ist. Das spart Ressourcen und Wartungsaufwand.
Offen für Entwicklung
Wir starten mit den Diensten „Gewerbeverfahren“ und „Verkehrsrechtliche Anordnungen“ – aber damit ist noch lange nicht Schluss. Die Rathaus Cloud soll weiterwachsen und zukünftig viele kommunale Verfahren anbieten können.
White Label
Die Nutzeroberfläche soll sich grafisch an den Webauftritt der Kommunen anpassen. Damit wird für die Bürger klar: Ich nutze eine Leistung meiner Gemeinde.
Verwendung der E-Government-Basiskomponenten des Freistaats Sachsen
Die Rathaus Cloud soll Synergien nutzen und auf dem aufbauen, was der Freistaat Sachsen bereits als Basiskomponenten im Bereich E-Government geschaffen hat. Dadurch wird Nachhaltigkeit und Anschlussfähigkeit gewährleistet.
Prozesse zu Ende gedacht
Der digitale Antrag ist nur der erste Schritt. Die Rathaus Cloud soll die Verwaltungsprozesse in ihrer Gesamtheit abbilden und von der Beantragung, über die Bearbeitung bis zur Abrechnung alle Schnittstellen berücksichtigen.
Open Source
Durch Transparenz schaffen wir Vertrauen – und die Möglichkeit der gemeinsamen Weiterentwicklung. Mit der Veröffentlichung des Quellcodes können Bürger die Sicherheit der Rathaus Cloud selbst beurteilen. Wir liefern damit außerdem ein Vorbild für die Digitalisierung weiterer Verwaltungsleistungen. Mit geteiltem Wissen kommen wir schneller an unser Ziel – die digitale Kommune.